Pauschalversteuerung: Ist eine Mindestanzahl von Mitarbeitern erforderlich?

Als Arbeitgeber haben Sie bei bestimmten Zuwendungen die Möglichkeit, die Lohnsteuer nicht für jeden Mitarbeiter nach den individuellen Steuerabzugsmerkmalen, sondern pauschal zu erheben. Voraussetzung hierfür ist, dass Sie als Arbeitgeber einer "größeren Zahl" von Mitarbeitern sonstige Bezüge gewährt haben. Das Finanzgericht Münster (FG) musste im Streitfall entscheiden, wie groß die Anzahl der Mitarbeiter sein muss.

Der Kläger führte einen Gewerbebetrieb und beschäftigte in den Jahren 2020 bis 2022 jeweils 24 Arbeitnehmer. Am 16.02.2022 schloss er insgesamt 16 "SteuersparCard-Abonnements" zum 01.03.2022 ab und wandte diese monatlich 16 Arbeitnehmern in Form von Gutscheincodes zusätzlich zum regulären Arbeitslohn zu. Der Kläger nahm insoweit keine Lohnversteuerung vor. Zudem stellte er 16 Mitarbeitern im Januar 2022 eine "Bank Karte Extrageld" zur Verfügung, für die auch keine Lohnversteuerung erfolgte.

Im Rahmen einer Lohnsteuer-Außenprüfung kam der Prüfer zu dem Ergebnis, dass es sich bei beiden Zuwendungen um Einnahmen in Geld handele, die den lohnsteuerpflichtigen Einnahmen hinzuzurechnen seien. Die Versteuerung erfolgte daraufhin pauschal mit 25 %.

Nach Ansicht des FG war eine pauschale Versteuerung im konkreten Fall jedoch nicht möglich. Zwar könne das Finanzamt auf Antrag des Arbeitgebers zulassen, dass die Lohnsteuer mit einem Pauschsteuersatz erhoben werde, wenn in einer größeren Zahl von Fällen Lohnsteuer deswegen nachzuerheben sei, weil der Arbeitgeber sie nicht vorschriftsmäßig einbehalten habe.

Zur Ermittlung des Pauschsteuersatzes sei dann ein durchschnittlicher Steuersatz unter Zugrundelegung der durchschnittlichen Jahresarbeitslöhne und der durchschnittlichen Jahreslohnsteuer in jeder Steuerklasse für die begünstigten Arbeitnehmer zu berechnen. Allerdings ist von einer "größeren Zahl von Fällen" nach Ansicht des Senats grundsätzlich erst ab 20 Arbeitnehmern auszugehen.

Das Gericht hält es für möglich, bei bis zu 20 Arbeitnehmern die individuellen Besteuerungsmerkmale der Arbeitnehmer zu bestimmen und danach die Lohnsteuer zu erheben und festzusetzen. Ausnahmsweise könne es jedoch auch Fälle geben, in denen eine Pauschalierung bei weniger als 20 Arbeitnehmern möglich sei.

(aus: Ausgabe 05/2026)